ISO9001というものが何なのか、認証を取得する際のメリット・デメリットや、書類の管理ついて知っていますか？
ISO9001の認証を得ることで企業としての信頼が上がるだけではなく、仕組み化による安定した組織運営が見込めます。
そもそもISOとは？
ISOには、今回紹介するISO9001の他にもISO14001やISO45001といった様々な番号シリーズが存在します。
ISOとは、国際標準化機構という各国の国際標準化団体が集結した非政府組織が定める国際基準です。国際標準化機構の英語名、International Organization for Standardization の頭文字をとってISOと呼ばれています。
国家間で共通の標準規格でものづくりを行うことで、世界の貿易を活発なものにしています。ISOには約2万の規格があり、製造業や医療、農業といったあらゆる産業カテゴリを網羅しています。
ISOの認証を取得することによって、国際基準を満たした高品質な製品を市場に提供することができる企業なのだと取引先・顧客から信頼を得ることができます。
ISOにはモノの規格と仕組みの規格があり、ISO9001は仕組みの規格になります。
ISO9001とは？
ISO9001とは、企業の商品・サービスの品質管理の仕組みに関する規格です。
商品・サービスを提供するまでの各工程における品質管理をきちんとマネジメントできていると見なされる会社だと審査会社が見なせば、ISO9001の認証取得が可能です。
ISO9001認証の取得や維持のために、ISO規格が要求する文書や自社が品質管理の有効性のために必要であると決めた文書を作成・保管していく必要があります。
ISO文書の電子管理、ペーパーレス化については、自社で記録報告用のアプリケーションを開発・用意するか、他社が既に開発した記録報告用のシステムを導入するケースが多いです。
ISO9001の認証取得から維持・更新を止める企業のケース
書類仕事が増えるので、ISO9001のための運用が回らないから維持・更新しないというケースも実際にあります。
ISO9001認証が取得できていれば取引可能だと他社から言われて認証を取得したものの、その取引先とのビジネスが終了したので、維持する理由がなく更新しないというケースも存在します。
ISO書類の電子管理で紙業務をなくすことができる
以上がISO9001についての基本的な解説になります。
ISO活動の継続には、厳密な文書管理は避けられません。ここからは少し補足として、ISO書類の電子管理について解説することで、ISO9001にまつわる管理業務の課題の解決に貢献できればと思います。
紙業務による現場負荷
品質管理には記録がつきもので、記録によって生じる紙書類のために付帯業務が増えることが想定されます。
例えば一部にはなりますが、印刷作業をはじめ、記録した書類に対して承認をもらうために上長の元に持っていく手間や後から書類を探す際に膨大な手間がかかることが挙げられます。
ペーパレス化の際の選択肢
ペーパーレス化を図る際、選択肢として挙げられるのは、
①自社で記録報告用のアプリケーションを開発・用意する
②他社が既に開発した記録報告用のアプリケーションを導入する
上記のいずれかの選択肢になるかと思います。
紙書類に記録し、エクセルに転記するという二度手間をなくすために、記録時にタブレットやスマートフォンを用いて、直接現場で記録作業を全て完了させることで、業務効率化を図ることができます。
①自社で記録報告用のアプリケーションを開発・用意する
自社で記録報告用のアプリケーションを開発する際のメリットは、自社の業務要件にあったアプリにカスタマイズできることにあります。
デメリットとして、開発期間やそれに伴う開発費（エンジニア人件費）や開発後のメンテナンス・アップデートのための開発コストが発生することや、自社に開発ノウハウがない場合に外部の開発会社を頼る必要がある点が挙げられます。
例えば、生産管理系のスマホアプリの場合、外注費の平均は1,377万円であるとされています。
出典元：https://www.biz.ne.jp/matome/2003591/
②他社が既に開発した記録報告用のアプリケーションを導入する
他社が既に開発した記録報告用のアプリケーションを導入する際のメリットは、契約形態が買い切りなのか、月額でシステム利用料金をお支払いするいわゆるサブスクなのかはさておき、自社で開発するよりも費用が抑えられる可能性が非常に高いことと、サブスク契約の場合はメンテナンス・アップデートの対応もサブスク費用に含まれる点や、既に用意されているもの使うため、初期構築さえすれば、即時現場で運用できるという点が挙げられます。
デメリットは、自社の業務要件に合致したアプリケーションではない場合には、工夫をしないと運用することが難しい点が挙げられます。
ですので、どの会社が提供しているアプリケーションを利用するのか検討する際には、記録時にどのようなフォーマットに対応しているのか、承認機能などはあるのか、エクスポートはできるのかなど、調査が必要になります。
ISO書類の電子管理アプリのご紹介
ISO書類の電子管理に対応したショルイラというサービスでは、タブレット・スマートフォンで記録した情報をクラウド上に保存することで、リアルタイムの情報共有・情報の検索が可能になっています。
ショルイラのような記録報告アプリを導入することで、以下のようなメリットがあります。
- 自由に記録のためのチェックシートのフォーマットを用意することができるため、ISO9001において発生する記録書類を全て電子化でき、効率化することができる
- 写真付き報告書が簡単にタブレット・スマートフォンで作成・提出できる
- モバイルで記録時に異常値を判定して、記録者に対応内容を自動で指示・事後の対応もそのままモバイルで記録できることで、異常や対応内容の記録が容易に行え、ISO9001における品質管理の仕組みを洗練させることができる
- 承認機能によって、電子書類にオンライン承認が行え、捺印リレーにかかっていたコストを削減し、書類の紛失リスクもゼロにできる
ショルイラは無料トライアル可能なため、自社の業務要件にマッチしているか気軽に確認できることも魅力の一つです。積極的に機能要望を取り入れ、改善を重ねている記録報告アプリのため、無料トライアル期間中に必要な機能が判明すれば、運営に要望を提出することで実装されるケースも多くあります。
ショルイラでのISO書類の電子管理に興味のある方は、こちらの詳細なページをご覧ください。
